Pekebun Generasi Berikutnya - Pengawasan berbasis data mengembangkan dinasti keluarga.

Sebuah perusahaan kelapa sawit milik keluarga, NY Hiew (Holdings) di Sabah, Malaysia, sedang melakukan evolusi operasional. Dengan luas 22.000 hektar di 12 perkebunan dan 2 pabrik, perusahaan ini beralih dari sistem berbasis kertas ke platform digital berbasis data untuk memastikan pertumbuhan di masa depan dan menghadapi tantangan perubahan generasi.

• Nama: NY Hiew (Holdings).
• Lokasi: Sabah, Malaysia.
• Jenis: Perusahaan milik pribadi.
• Luas: 22.000 hektar di 12 perkebunan dan 2 pabrik.
• Tanaman: Kelapa Sawit.

Bagi perusahaan kelapa sawit milik keluarga, transisi antar generasi merupakan fase yang sangat penting bagi bisnis dan keluarga. Tantangannya terletak pada bagaimana menghormati tradisi yang telah terbukti sambil berusaha meningkatkan produksi dengan menggunakan inovasi, informasi dan teknologi terbaru.

"Perkebunan kami membutuhkan solusi yang memungkinkan saya untuk terlibat lebih aktif dalam operasi untuk memantau interval panen dan operasi lapangan lainnya secara real-time. Cultivate-Agri memberikan kemampuan untuk membandingkan kinerja dan produktivitas di dalam perkebunan atau di seluruh perkebunan," kata Mr KT Hiew, Direktur & Pemilik.

Transisi dari sistem berbasis kertas lama ke platform digital menghadirkan tantangan bagi setiap bisnis. Mengubah pola pikir dan praktik kerja yang telah mengakar selama puluhan tahun untuk menerima ide-ide baru adalah akar dari perubahan generasi.

Tantangan:

Pimpinan berkomitmen untuk melakukan "evolusi operasional" untuk memposisikan bisnis bagi pertumbuhan di masa depan dan mengatasi kendala operasional yang ada:

1. Mengelola Perubahan Generasi:  Generasi baru akan memperkenalkan perubahan melalui inovasi, mekanisasi, teknologi, dan bioteknologi. Solusi yang dipilih harus mendukung standar teknologi terbaru dan memiliki fleksibilitas untuk memperkenalkan proses dan alat baru dengan dampak operasional yang minimal.
2. Mengelola setiap aspek perkebunan: Solusi tersebut harus mendukung semua kegiatan operasional perkebunan: penyiangan, pemanenan, pemangkasan, penanaman, inventaris (penyimpanan), manajemen peralatan, manajemen medan (lapangan), Cheque roll (pemukiman pekerja), manajemen pekerja, orientasi dan kehadiran.

Idealnya, solusi tersebut harus mendukung Layanan WEB untuk integrasi dengan perangkat lunak manajemen bisnis yang sudah ada untuk keuangan dan penggajian (sistem seperti SAP, Oracle, Xero). Selain itu, solusi tersebut harus mendukung pemetaan Sistem Informasi Geografis, dasbor, perangkat IoT, pencitraan data, dan manajemen dokumentasi. 

1. Kurangnya Pengawasan Terpusat dan Jarak Jauh: Pimpinan membutuhkan kemampuan untuk mengakses dan melakukan pengawasan jarak jauh terhadap kegiatan operasional perkebunan. Mereka juga membutuhkan fleksibilitas untuk melakukan sentralisasi dan desentralisasi fungsi-fungsi pekerjaan tertentu untuk efisiensi dan pengendalian biaya.
2. Proses yang Tidak Konsisten di Seluruh Perkebunan: Dengan karakteristik lapangan, kondisi lingkungan, keterampilan, dan praktik yang berbeda di seluruh perkebunan, hal ini menyulitkan pembandingan dan identifikasi peningkatan kinerja yang sangat dibutuhkan. Solusinya harus dapat dikonfigurasi untuk mereplikasi aktivitas yang ada, tetapi juga menyediakan proses dan standar yang kuat untuk menerapkan perubahan proses. Singkatnya, sebuah platform yang mendukung perubahan operasional dan bukan platform yang mendikte bagaimana kita harus beroperasi.
3. Kurangnya Keputusan yang Didasarkan pada Data: Pimpinan ingin bergerak melampaui manajemen tradisional dan keputusan berdasarkan firasat. Manajemen mengetahui bahwa data dapat digunakan untuk mengukur kinerja, mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan dan memvalidasi inisiatif investasi.
4. Keusangan teknis membuatnya sulit untuk mendukung Teknologi Saat Ini & Teknologi Baru: Dengan pengumpul data IoT lapangan, timbangan berat badan, ponsel, drone, GIS, dan teknologi satelit yang membanjiri sektor ini, para pemilik membutuhkan platform yang mendukung teknologi ini dan menawarkan pengumpulan dan penyimpanan data secara real-time dalam repositori terpusat.

Solusinya:

"Dengan adanya Cultivate-Agri, kami sekarang melihat perkebunan dengan menggunakan data dari proses untuk mengidentifikasi masalah dan area perbaikan. Meskipun masih dalam tahap awal, wawasan dan potensi yang teridentifikasi di bidang peningkatan meyakinkan saya bahwa pilihan dan investasi kami di Cultivate-Agri adalah pilihan yang cerdas".

Cultivate-Agri adalah Solusi Manajemen Perkebunan lengkap yang menyediakan satu tempat terpusat untuk menyimpan data operasional dari berbagai sumber - formulir manual, perangkat seluler, perangkat IoT, drone, dan satelit.

• Pemantauan dan manajemen jarak jauh yang terpusat melalui dasbor: Cultivate-Agri menggunakan dasbor untuk memantau dan mengelola perkebunan yang hanya membutuhkan koneksi internet dan browser web yang aman. Dasbor memberikan transparansi yang hampir real time kepada pimpinan, mengidentifikasi di mana dan pekerjaan apa yang sedang dilakukan, orang-orang yang melakukan pekerjaan, biaya (tenaga kerja, peralatan & bahan), % yang diselesaikan dan produktivitas sumber daya pada aktivitas tersebut.

Gambar 1 - Pemantauan Pekerjaan Lapangan Operasional dalam waktu yang hampir bersamaan

Sebagai contoh, Gambar 1 - Pemantauan Pekerjaan Lapangan Operasional memberikan tampilan sederhana dari seluruh alur kerja perkebunan dengan informasi yang dikelola secara real-time, termasuk:

• Semua kegiatan yang dijadwalkan untuk dilakukan dalam periode yang dipilih tetapi belum dimulai.
• Semua kegiatan yang terjadi di lapangan, tetapi tidak ada data yang kembali dari lapangan untuk mengonfirmasi bahwa tim telah memulai kegiatan.
• Semua aktivitas yang telah dilaksanakan di lapangan dan memiliki catatan satu atau beberapa hari dicatat. Hal ini mengonfirmasi bahwa para pekerja sedang mengerjakan tugas.
• Semua kegiatan yang diselesaikan dan ditutup selama periode tersebut.
• Dengan mengikuti alur urutan kerja dari kiri ke kanan, pimpinan dapat dengan cepat menentukan % pekerjaan yang telah diselesaikan untuk periode tersebut.
• Notifikasi instan untuk aktivitas yang terlambat atau dimulai lebih awal - ini termasuk aktivitas yang melebihi perkiraan durasi (waktu) atau biaya.

Cultivate-Agri menyediakan informasi ini secara visual dalam waktu nyata untuk perkebunan mana pun setiap saat sepanjang hari langsung ke ponsel atau tablet pemilik. Selain pemantauan operasional, platform ini juga melacak kinerja petugas, seperti waktu entri data, hari yang dimasukkan, kecepatan entri data rata-rata, dan waktu antar transaksi.

• Standardisasi Proses: Pertumbuhan organisasi melalui akuisisi memperkenalkan orang-orang baru dan proses baru serta potensi banyak perubahan. Di sinilah keunggulan Cultivate-Agri - kemampuannya untuk mengatur dan menangkap alur proses yang berbeda memungkinkan bisnis untuk mengambil perkebunan baru tanpa perubahan yang signifikan. Namun, pelajaran yang dipetik dari perkebunan pertama yang mengadopsi sistem ini menunjukkan di mana ada perbaikan yang harus dilakukan di perkebunan baru (lihat Sorotan di bawah). Oleh karena itu, proses-proses yang telah diperbaiki tersebut dapat dengan mudah diimplementasikan pada perkebunan yang diakuisisi, sementara memungkinkan adanya lokalisasi yang diperlukan karena tata letak medan, dll.

Sorotan Studi Kasus: Adopsi peningkatan yang cepat

Gambar 2 - Bagan digital "The Lot System", yang menunjukkan rencana dan realisasi panen/penggalian.

Dalam contoh ini, organisasi memutuskan bahwa mereka juga akan menyertakan program pemblokiran ulang secara fisik pada blok kakao yang sudah tua sebagai tambahan dari penerapan Cultivate-Agri. Perkebunan menetapkan kembali jadwal panen sebagai tanggapan atas temuan dari percontohan sebelumnya yang menunjukkan bahwa kepatuhan terhadap interval panen dan logistik yang tepat waktu akan meningkatkan hasil panen

Pemblokiran ulang fisik "The Lot System" bersama dengan penerapan Cultivate-Agri dilakukan secara paralel. Identifikasi visual sederhana:

• Ketika lahan tersebut dijadwalkan untuk dipanen.
• Kapan lahan tersebut benar-benar dipanen dan jumlah hari untuk menyelesaikan blok tersebut.
• Jumlah tandan dihitung (dari keduanya pemanen dan Pengemudi/pemuat barang).
• Saat kavling-kavling tersebut dibersihkan/dipungut.
• Visualisasi data memfasilitasi identifikasi cepat aktivitas panen yang terlambat atau lebih awal.
• Dengan membandingkan total pemanen / loader, operator dapat dengan cepat mengidentifikasi buah yang masih mentah, yang dicuri, tandan yang tertinggal di ladang, dan atau masalah pada pemanen.

Seperti pada contoh di atas, inisiatif peningkatan proses telah menjadi bagian dari budaya bisnis, memanfaatkan teknologi dan inovasi seperti perangkat seluler dan IoT untuk membentuk perubahan di masa depan. Idealnya, mengurangi respons lapangan dari 36+ jam menjadi kurang dari 24 jam.

• Mengelola Setiap Aspek Perkebunan - Pemilik lahan biasanya berfokus pada hasil panen dan biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan panen - ukuran pertanian tradisional. (Hasil panen adalah volume dari apa yang Anda hasilkan/tumbuhkan dan Biaya adalah orang, peralatan, dan bahan yang diperlukan untuk menghasilkan hasil panen)

Cultivate memiliki keunikan dalam mengelola operasi perkebunan, yang dirancang untuk mengelola semua kegiatan perkebunan dari satu alur kerja. Alur kerja ini mencakup toko terintegrasi, mengelola kesejahteraan pekerja, pemukiman, dan mengkoordinasikan peralatan untuk melakukan pekerjaan. Selain itu, Cultivate-Agri menyediakan pelacakan logis dan fisik untuk produk (Tandan Buah Segar atau TBS), orang-orang dan peralatan yang digunakan. Ketertelusuran dari sumbernya memastikan platform yang lengkap untuk mengelola dan memantau perkebunan.

Cultivate-Agri memiliki pemantauan produktivitas dan produksi. Produktivitas dapat diukur berdasarkan orang, kelompok, aktivitas, medan, atau peralatan yang digunakan.

• Keputusan Berbasis Data melalui Pembandingan KPI:  Implementasi NY Hiew sebelumnya berfokus pada memastikan ketahanan transaksi inti dan manajemen aktivitas perkebunan. Namun, sekarang setelah proses-proses tersebut telah ditingkatkan, peluncuran perkebunan yang lebih baru semakin fokus pada laporan dan dasbor. Platform ini mengadopsi filosofi sederhana untuk pelaporan dan pemantauan:
  • Dasbor menyediakan status aktivitas: Semua perusahaan pertanian mungkin membuat perencanaan, namun kemudian mereka harus berurusan dengan perubahan sehari-hari yang disebabkan oleh alam, vendor yang tidak dapat diprediksi, pekerja yang sakit, dll. Laporan yang dibuat sekarang biasanya sudah ketinggalan zaman dalam beberapa jam setelah dicetak. Oleh karena itu, dasbor memiliki tujuan untuk menampilkan data secara real-time, yang mencerminkan setiap perubahan dan dampaknya terhadap bisnis.
  • Laporan hanya digunakan untuk pencatatan transaksi (misalnya: tanda terima jembatan timbang, catatan pembayaran pekerja) atau untuk melaporkan periode historis keuangan / operasional.

Di NY Hiew, penggunaan Dasbor mewakili perubahan dalam budaya manajemen - di mana sebelumnya informasi perkebunan sebagian besar ditangkap dan ditinjau pada akhir bulan ("apa yang terjadi?"), pimpinan perkebunan sekarang melihat dasbor setiap hari ("apa yang terjadi, tindakan apa yang harus saya ambil sekarang?"). Dengan demikian, ekspektasi sekarang berubah dengan kebutuhan untuk melihat data yang dicatat sebagai bagian dari proses kerja harian yang baru, tidak hanya diperbarui setiap bulan untuk keuangan/penggajian akhir bulan, ini adalah platform untuk seluruh operasi perkebunan kami, bukan hanya penyelesaian pekerja. Kemampuan Cultivate-Agri untuk merekam aktivitas di perkebunan pada perangkat genggam saat terjadi dan mengunggahnya melalui koneksi internet memberikan manajer dan pemilik perkebunan dorongan yang signifikan dalam kemampuan mereka untuk memaksimalkan hasil panen dengan bereaksi segera terhadap perubahan daripada melihat kembali pendapatan bulan yang hilang.

 "Saya mengatakan kepada Cultivate bahwa saya lebih memilih dasbor daripada laporan untuk operasi saya. Laporan dan spreadsheet tradisional adalah 'ketinggalan zaman' dalam beberapa menit setelah dicetak, hanya membuang-buang kertas. Dasbor bersifat dinamis, grafis, real-time, dan hemat uang.g. Dengan volume, data membantu kami mengidentifikasi tren yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan."

Contoh Dasbor:

Dasbor pada gambar 3 dan 4 di bawah ini memberikan perkebunan dengan statistik berat tandan tingkat tinggi dan tampilan yang lebih rinci dari rata-rata sub-lot. Meskipun data tersebut tersedia sebelumnya, karena volumenya yang sangat besar dan sifat pekerjaan yang manual untuk mencatat data (secara retrospektif!), informasi ini tidak pernah berguna bagi para manajer. Dengan Cultivate-Agri, data tersebut sekarang disajikan sebagai informasi yang tepat waktu dan dapat ditindaklanjuti oleh para pimpinan perkebunan.

Gambar 3: Dasbor - Statistik Berat Tandan.

Sorotan Studi Kasus: KPI lama menjadi wawasan baru melalui Dasbor:

Average Bunch Weights (ABW) adalah indikator hasil panen berbasis bobot yang biasanya digunakan untuk pembayaran pekerja dan didasarkan pada rata-rata bulanan, namun sebagai indikator operasional, indikator ini dapat menutupi beberapa masalah, sehingga sering kali tidak dianggap sebagai KPI bisnis yang berguna.

Gambar 3 di atas mengidentifikasi tren ABW untuk blok-blok yang sudah matang/tidak matang selama beberapa tahun yang menunjukkan pandangan makro dari blok-blok tersebut secara umum.

Namun, Gambar 4 adalah di mana blok dilaporkan berdasarkan sub-lot dan bobot didistribusikan berdasarkan muatan per muatan (bukan pada akhir bulan). Bobot yang didistribusikan berdasarkan muatan per muatan meminimalkan distorsi yang muncul, bahkan dengan adanya landai. Gambar blok keseluruhan menjadi jauh lebih baik, mengidentifikasi angka berat yang tidak konsisten dan anomali.

Gambar 4: Dasbor yang menunjukkan peningkatan nyata dalam konsistensi bobot tandan sub-blok di seluruh perkebunan.

Anomali berat badan ini biasanya disebabkan oleh pekerja lapangan yang memasukkan data yang salah - sebuah wawasan operasional utama dan pembelajaran dari data pembanding yang tersedia sejak adopsi sistem hingga saat ini:

Data berbicara dengan sendirinya; anomali dan outlier seperti itu biasanya menjadi alasan untuk diselidiki tetapi tidak mudah terlihat sebelumnya.

Sebagai contoh - apakah berat tandan yang menurun mengindikasikan masalah kesehatan tanah, masalah penanganan operasional, atau masalah pencatatan data yang sederhana, atau tidak satu pun dari yang disebutkan di atas?

• Mengidentifikasi dan mengetahui hasil sub-blok/lot secara lebih akurat memungkinkan bisnis untuk melihat lebih dekat pada optimalisasi logistik dan menentukan peralatan mana yang lebih sesuai dengan kondisi medan.
• Masalah yang sebelumnya tertutupi oleh pelaporan blok, sekarang menjadi transparan dengan distribusi bobot yang lebih akurat.
• Mengubah perilaku menjadi lebih mudah ketika manajer memiliki bukti yang dapat diukur untuk mendasari perubahan tersebut.
• Menghilangkan persepsi bahwa stok yang tercampur melalui jalan di lapangan, tempat sampah di lapangan, atau pusat pengumpulan tidak dapat dilacak. Meskipun pada prinsipnya pernyataan ini benar, Cultivate-Agri mampu memberikan tingkat ketertelusuran dengan stok yang tercampur.

Ringkasan

Di NY Hiew, adopsi Cultivate-Agri secara bertahap selama 36 bulan bukannya tanpa tantangan. Sebuah perkebunan operasional yang mengadopsi platform manajemen pertanian generik yang berkembang melalui konsultasi dengan pemilik dan manajer untuk memasukkan fungsionalitas baru yang penting bagi industri Kelapa Sawit dengan cek roll, dashboarding, manajemen kehadiran, integrasi IoT, dan pemetaan GIS, semuanya merupakan latihan kerja sama dan pemahaman antara Cultivate-Agri dan tim perkebunan.

Per Juni 2025, solusi ini telah diterapkan di 5 perkebunan termasuk 2 lokasi percontohan dan 3 lokasi perkebunan baru. Bisnis ini sekarang berada di jalur yang tepat untuk menyelesaikan 7 perkebunan yang tersisa sebelum akhir Februari 2026 (total 12 perkebunan).

Manfaat Bisnis:

• Manajemen Jarak Jauh yang diberdayakan: Pimpinan sekarang dapat memantau semua perkebunan dari jarak jauh melalui dasbor di perangkat seluler mereka.

          Ketika bisnis bergerak ke arah mobile dan IoT dan mereka melihat untuk memusatkan dan mendesentralisasi beberapa peran, mereka tahu bahwa Cultivate-Agri siap untuk mendukung perubahan tersebut.  

• Wawasan Operasional Berbasis Data: Dasbor visual disediakan untuk operasi, gulungan cek, hasil produksi, biaya, produktivitas, dan validasi sistem. Hal ini akan terus ditingkatkan seiring dengan tim yang mengidentifikasi area-area yang perlu ditingkatkan untuk mengembangkan seperangkat KPI yang komprehensif yang dapat diterapkan dan digunakan di seluruh perkebunan.  

Dashboarding memungkinkan tim untuk dengan cepat mengidentifikasi masalah seperti keterlambatan panen, masalah buah yang masih mentah, atau tandan yang tertinggal, dan kemudian menelusuri lebih jauh untuk menemukan akar penyebabnya. Tim kepemimpinan bergerak menuju pemantauan produktivitas dan pembandingan perkebunan; namun, mereka menyadari bahwa hal ini membutuhkan perubahan budaya mendasar yang merangkul peningkatan dan persaingan.

• Sebuah Fondasi untuk Kepercayaan dan Evolusi: Dengan menyediakan angka riil yang transparan dan tanpa filter, platform ini mendapatkan kepercayaan dan telah menjadi alat yang sangat diperlukan bagi pemilik dan manajer, sehingga lebih mudah untuk mengukur dan menjustifikasi perubahan operasional.
• Peningkatan Konsistensi: Pemantauan metrik seperti bobot tandan rata-rata (ABW), waktu penggalian blok, produktivitas pekerja dari waktu ke waktu membantu tim untuk mengidentifikasi, mengimplementasikan, dan memantau peningkatan.

Siap untuk membuktikan masa depan bisnis keluarga Anda dan bergerak melampaui keputusan berdasarkan naluri?

Hubungi Cultivate hari ini untuk memulai evolusi operasional Anda dengan Budidaya-Agriplatform yang telah terbukti untuk kesuksesan perkebunan Kelapa Sawit berbasis data.